Lehet szokás a pihenés?

Amikor hatékonyságról beszélünk, teendőink minél precízebb beosztására és maximális időkihasználásra gondolunk. Folyamatos versenyben vagyunk önmagunkkal, pedig a pihenés éppolyan fontos lenne. (tovább…)

Idő kérdése

Önismeret és hatékony időbeosztás kéz a kézben járnak. Talán nem is olyan meglepő. Vagy mégis? (tovább…)

Helló Cica, van gazdád?

Igen, jól sejtitek, nem egy kedves négylábú örökbefogadásáról fog szólni ez a poszt, hanem arról a bizonyos tipikus sztoriról… (tovább…)

Titkos jelek az állásinterjún

Vajon mi mindent árulunk el magunkról észrevétlenül az állásinterjún? Sokkal többet, mint hinnénk! (tovább…)

Tudni illik

Akár újak vagyunk egy cégnél, akár szeniorok, mindig érdemes átismételni a legfontosabb munkahelyi illemszabályokat. Szakértővel beszélgettem.

Mit viseljünk a munkahelyünkön? Tegeződjünk vagy magázódjunk kollégáinkkal, partnereinkkel? Hogyan fogadjuk a hozzánk érkező vendégeket? Milyen ebédet rendeljünk egy több órás megbeszélésre? Csak néhány kérdés, amely szakmai pályánk során biztosan felmerül. Ha tudjuk a helyes válaszokat, az sokat hozzátehet megítélésünkhöz, de ennek az ellenkezője is igaz lehet. Kepes Ágnes protokoll tanácsadó útmutatása következik.

Négyes szabály

A négyes szabály határozza meg az élet minden területén, így a munkahelyen és az üzleti kapcsolatokban is, hogy a különböző helyzetekben ki kivel milyen relációban áll. A protokolláris rangsorolásnál a rangot, a nemet, a kort, és az ezek között fennálló viszonyokat kell mérlegelni. „Ennek megfelelően a fiatalabb alacsonyabb rangú az idősebbel szemben, a nő a férfivel szemben, a beosztott a főnökéhez képest, illetve az alacsonyabb rangú a magasabb rangúhoz viszonyítva. Ez a szabály érvényes a kéznyújtásnál, a köszönésnél, a bemutatkozásnál és a tegeződés felajánlásánál is” – osztja meg a fontos tudnivalót Kepes Ágnes.

Az említett szabály talán sokunk számára ismert, a szakértő szerint a négy tényező különböző kombinációja mégis okozhat problémákat: „például ha az iroda liftjéhez megérkezik a férfi, aki a főnök, és a beosztottja, aki nő. Kérdés, ki is száll be először a liftbe. A négyes szabály szerint mindig a magasabb rangú mondhat le az előnyéről, vagyis nőként meg kell várnunk, hogy ezt felettesünk felajánlja. Amennyiben azonos beosztásúak kerülnek hasonló szituációba, a szabály további pontjai, azaz a nem vagy a kor lesz a döntő. A tegeződés témaköre is okot adhat félreértésekre. Ha egy idősebb férfi egy fiatal kolléganőt letegez, számára is meg kell adnia erre a lehetőséget, vagyis a tegeződésnek mindig kölcsönösnek kell lennie.”

Házon belül

A nagyobb, multinacionális vállalatok esetében a céges policy az irányadó az öltözködést, a tegeződést, vagy épp a levelezést tekintve. Ezt jellemzően belépéskor megosztják az új kollégával, és jó esetben a cég belső felépítését is megismertetik vele, mert így protokoll szempontból is átláthatóvá válik a viszonyrendszer. „Azokon a munkahelyeken, ahol ilyenfajta szabályzat nem létezik, ajánlott érdeklődnünk az uralkodó szokásokról. Ha mindenki tegeződik, mi is tegyünk így, különösen akkor, ha angol a kommunikáció nyelve” – javasolja a protokoll tanácsadó.

És hozzáteszi: „a belső levelezésnél is érdemes ehhez tartani magunkat, de kövessük a levelezés alapszabályait. Ahogy a munkahelyre érkezve üdvözöljük kollégáinkat, úgy ezt az első e-mailes, chates kapcsolatfelvételnél is meg kell tennünk. Tartózkodjunk a merev formuláktól, egy „szia”, vagy ismeretlen munkatárs esetén a „kedves” megszólítás elegendő, ahogy elköszönéskor az „üdv” vagy „köszönöm” megfelelő. Ahol zárt rendszeren keresztül zajlik a levelezés, vagyis látható, kitől érkezik a levél, a megszólítás és az aláírás elhagyható. Ez a telefonálásra is igaz: ha a készülék kijelzi a hívó nevét, nem szükséges bemutatkoznunk, minden más esetben a köszönés után kötelező a bemutatkozás.”

A munkahelyi viseletre érvényes céges alapelveket is jó, ha mielőbb tisztázzuk. „Bizonyos szektorokban az öltöny illetve kosztüm az elvárt, és csak pénteken van lehetőség lazább, farmeres öltözékre. Máshol megengedőbbek a szabályok, és például egy farmer inggel, zakóval, bőrcipővel kombinálható a hétköznapokban, azonban a póló és a sportcipő kerülendő. Vannak olyan munkahelyek is, ahol egyáltalán nincsenek megkötések e tekintetben. Ha azonban egy komolyabb megbeszélés, céges esemény várható, kérdezzük meg az illetékeseket a megfelelő megjelenésről, ugyanis a protokolltól függetlenül nagyban meghatározhatja a cégről alkotott képet, hogy képviselőik mit is viselnek, egységes vagy teljesen rendezetlen az öltözékük” – fejti ki interjúalanyunk.

Jó, ha tudjuk

Amennyiben egy másik céghez megyünk tárgyalni, mindig tartsuk be a megbeszélt időpontot, azaz ne késsünk, de ne érkezzünk hamarabb sem! „Ha hozzánk érkezik vendég, készüljünk fel a fogadására. Mérlegeljük, mennyire fontos számunkra, és ennek megfelelően bánjunk vele. Igazán protokollárisak akkor vagyunk, és ezáltal a legnagyobb tiszteletet adjuk meg neki, ha már a recepción vagy közvetlenül az autójánál fogadjuk. Abban az esetben, ha hétköznapibb vendéget várunk, és ő belép az előtérbe, semmiképp se hagyjuk magára, vagy hozzuk más módon kellemetlen helyzetbe. Valaki siessen elé, vegye el a kabátját és kínálja meg legalább egy pohár vízzel. Amennyiben a vendéget az irodánkban fogadjuk, álljunk fel és jöjjünk ki az asztalunk mögül, nyújtsuk kezet, majd mutatkozzunk be vagy üdvözöljük az érkezőt. Segítsük le a kabátot látogatónkról – ezt nőként is megtehetjük” – részletezi a szakértő.

A kettőnél több résztvevős meetingeknél moderátorra vagy levezető elnökre van szükség, aki megnyitja a beszélgetést, elmondja, hogy a telefonok, laptopok használata megengedett-e, illetve szót ad a résztvevőknek. „A megbeszélésékre számtalan szabály vonatkozik, legyen szó a meghívóról, az ülésrendről a helyszín illetve az asztal formájának függvényében, a felszolgálható ételekről, vagy az idegen nyelvű meeting lebonyolításáról. Mindig az események jelentőségét szem előtt tartva készüljünk fel a protokoll vonatkozó előírásaiból, így elkerülhetjük az esetleges félreértéseket, kaotikus hangulatot” – hívja fel a figyelmet Ágnes.

Eredeti megjelenés: www.profession.hu