Asszisztensnek lenni: az állandó kihívás

Az Ördög Pradat visel óta tudjuk, hogy az asszisztensek élete sokszor nem könnyű. Nézzük, milyen kihívásokat is rejt ez a pozíció!

Asszisztens nélkül egy vezető csupán félkarú óriás, vagyis sokkal nagyobb a jelentősége egy cég életében, mint azt sokan gondolják. Általában magas elvárások jellemzik a pozíciót, nem véletlenül.

Egy jó asszisztens kiválóan kommunikál (idegen nyelven is), könnyen teremt kapcsolatot, hibátlan helyzetfelismerő képességgel rendelkezik, kreatív és precíz. És ami talán a legfontosabb: nem riad vissza a váratlan feladatoktól.

Ebben a munkakörben a kedvesség és a rátermettség többet nyomhat a latban, mint a tapasztalat. Az asszisztens kezében futnak ugyanis össze a szálak, szervez, kapcsolatot tart, tájékoztat, beszerez, szöveget ír, fordít, jegyzőkönyvet vezet, és még a város legjobb éttermeit is ismeri.

Cége válogatja

Asszisztensre ma már nem csak a nagy cégeknek van szüksége, de a kisebb vállalkozásoknak is, a feladatok azonban némiképp eltérnek. Ezt erősíti meg Krisztina (38) is, aki több, mint tíz éves szakmai múlttal rendelkezik. „A családi vállalkozások elsősorban irodavezetőt keresnek, aki felel az irodaszerekért, munkaruháért, kezeli a postát, fogadja a vendégeket. Nekem a teljes iratkezelő folyamatot is fel kellett építenem, ami pályakezdőként komoly kihívást jelentett.”

A nemzetközi multik esetében speciálisabbak az elvárások. A vezetői asszisztens az ügyvezető/vezérigazgató, vagy a legújabb trend szerint több felső vezető munkáját támogatja. A szakmai asszisztens egy-egy osztály vagy részleg feladataiban vállal fontos szerepet, esetleg egy projekt támogatója lesz. Ami ezeknél közös: „a nyelvtudás, amit naponta használni kell.” – hívja fel a figyelmet Krisztina. Külföldi felettes esetén pedig a nyelven túl a gondolkodásmódot is el kell sajátítani.

Valami váratlan

Az asszisztensnek egy kicsit mindenhez kell értenie, vagy legalábbis jó kapcsolatrendszerrel kell rendelkeznie. „Az eddigi egyik legnagyobb kihívás számomra az volt, amikor egy több száz fős rendezvényt kellett megszerveznem, ahová a világ minden tájáról érkeztek kollégák. A szálloda kiválasztásától, a programok koordinálásán át, a végszámla ellenőrzéséig nagyon sok feladatom volt.” – meséli a tapasztalt asszisztens.

A céges utazásokat, vacsorákat szinte kivétel nélkül az asszisztens szervezi, de olykor ezeken messze túlmutató kérés is érkezik. Ilyen lehet egy sajtótájékoztató lebonyolítása, vagy egy váratlan tolmácsolás: „Az egyik karácsonyi vacsora előtt kért meg a német főnököm, hogy szinkron tolmácsoljam a köszöntőjét, a teljes cég előtt. Bizony remegett a lábam” – vallja őszintén Krisztina.

Ez az a pozíció, ahol a kreativitás biztosan nem marad kiaknázatlanul. A céges ajándéktárgyak megtervezése is komoly kihívásokat jelenthet, míg egy konferencia vizuális anyagának összeállítása már a marketinges vénát is megkívánja. „Sokszor a vállalati kommunikációt is az asszisztens intézi, így jó, ha van némi íráskészség is a tarsolyban” – teszi hozzá a sokat látott munkavállaló. Egy esetleges céges fotózás lemenedzselése pedig már tényleg csak hab a tortán.

Fő a bizalom

Az asszisztens munkájához nélkülözhetetlen, hogy szinte mindenről tudjon, ezért a lojalitás és a titoktartás ebben a pozícióban kiemelt jelentőségű. „Legyen szó pénzügyi adatokról, szervezeti átalakulásról vagy vezetői meetingről, mindent bizalmasan szükséges kezelni. Második esély nincs!” – figyelmeztet Krisztina.

A témák esetenként át is lépik az iroda határait. „Az egyik külföldi főnököm és családja magyarországi beilleszkedését is segítenem kellett. Én intéztem az autó szervizelését, megszerveztem a bútoraik szállítását, és még orvost is kerestem a feleségének” – avat be az agilis asszisztens, majd hozzáteszi: „egyszer az is előfordult, hogy a házassága nehézségeit mesélte el a felettesem, de a jó asszisztens mindig csak annyit hall és lát, amennyire megkérik.”

Ha épp állást keresünk, vagy új kihívásokra vágyunk, érdemes megnéznünk a legfrissebb álláshirdetéseket. De ne álljunk meg itt, keressünk a lehetőségek között személyre szabott beállításaink alapján is. A jó önéletrajz jelenti az útlevelünket, ezért ne habozzunk, állítsuk össze néhány perc alatt a Profession.hu díjnyertes alkalmazásával. Ha pedig önéletrajz nélkül pályáznánk, próbáljuk ki a Mobilmunkát.

Eredeti megjelenés: Profession.hu